Ein Tagesplan spart Zeit ein, optimiert die Tagesstruktur und reduziert Alltagsstress. Du kannst deinen Tag systematisch planen und motiviert in deinen Tag starten!
Tagesplanung mit einer Checkliste
Sinnvoll ist es, nicht einfach eine Checkliste zu übernehmen, sondern einen eigenen Leitfaden zu entwerfen. Um das Ganze relativ zügig und strukturiert zu erstellen, empfiehlt es sich, zunächst die Störfaktoren in das Visier zu nehmen. Schließlich kann der Tagesplan noch so gut sein und bleibt dennoch auf der Strecke, wenn dich gewisse Alltagsgeschehnisse in deinem Tagesablauf beeinträchtigen. Ausgenommen sind dabei natürlich Dinge, die unvorhersehbar auf dich zukommen und eine hohe Priorität besitzen. Dabei kann es sich um berufliche und private Dinge handeln.
Natürlich sei auch der Urlaub nicht zu vergessen, in dem man deine Tagesstruktur ruhig einmal beiseite legen und sich einfach am Meer oder im Wald mit den Zelten und einem Grill entspannen kann. Was allerdings nicht heißt, dass ein Urlaub nicht effektiv ist, denn nach einer gewissen Erholungszeit lässt sich der Tagesplan umso besser umsetzen und du hast neue Energien getankt. Dies geht natürlich nur dann, wenn du auch deinen Urlaub grob planst, was dir guttut und welche Arbeiten du auf die Zeit nach deiner Urlaubszeit verlegen kannst oder vorab erledigen solltest.
Die Planung beginnt bereits vor den Notizen
Etwas bewusst zu verschieben, hat eine andere Bedeutung, als wenn man die Aufgaben einfach stetig auf den nächsten Tag verschiebt und dadurch schnell einmal den Überblick verliert. Dinge häufen sich an oder man verliert eine wichtige Alltagsaufgabe schlichtweg aus den Augen. Eine Tagesplanung ist es bereits dann, wenn man noch nicht einmal ein Blatt Papier für eine Terminplanung zur Hand genommen hat. Die Planung beginnt bereits vorab, nämlich mit der Vorplanung und auch damit, den Sinn darin zu sehen, sich etwas Zeit für die Planung zu nehmen.
Vorab gilt:
- Analysiere deine Störfaktoren: Denke einmal in Ruhe nach, welche Alltagsgeschehnisse deine Tagesplanung beeinträchtigen und ob du diese ändern kannst. Sind weitere Menschen daran beteiligt, ist ein lockeres Gespräch darüber hilfreich.
- Nicht die Aufgaben sind schuld: Das Leben bringt so manche Pflichten mit sich und oft ist es der Fall, dass nicht zu viele Aufgaben warten, sondern diese einfach unbewusst irgendwann erledigt werden. Doch jede wichtige, kleine Aufgabe kannst du sinnvoll in deinen Alltag integrieren.
- Überhäufe nicht den Tag: Ein Tagesplan ist nur dann nützlich, wenn das Timing stimmt. Plane nur Dinge ein, die du auch wirklich meistern kannst, ohne in Dauerstress zu geraten. Dabei genügt es, eine angemessene Zeitspanne für die einzelnen Dinge festzulegen.
- Sorge für Ruhepausen: Nicht nur bei der Arbeit sind Pausen wichtig, sondern auch im Privatleben. Zwischen deinen einzelnen Aufgaben kannst du dir getrost einmal eine kleine Pause gönnen. Danach klappt alles umso besser.
- Nutze einen Terminplaner: Ein Terminplaner ist ein wichtiges Utensil bei der Tagesplanung. Somit kannst du stets einen Blick auf deine vereinbarten Termine werfen und behältst diese im Überblick. Übrigens: Freizeitaktivitäten kannst du auch darin eintragen.
- Alles in Maßen und nicht in Massen: Ein Tagesplan ist nur dann gut, wenn du diesen auch erfüllen kannst. Terminiere nicht zu streng, denn nicht jeden einzelnen Handgriff musst du notieren. Die Harmonie des Tages sollte nicht verloren gehen.
Die Alpen-Methode hilft dir bei deiner Tagesplanung
Daran kannst du dich orientieren, unabhängig wie dein persönlicher Alltag aussieht.
Alpen-Methode:
- A = Aufgaben aufschreiben: Notiere deine Tätigkeiten, Aktivitäten und Termine ganz einfach als To-Do-Liste in ein handliches Notizbuch.
- L = Länge/Dauer deiner Aufgaben: Jede Aufgabe fordert Zeit ein. Es empfiehlt sich, die Länge beziehungsweise Dauer aufzuschreiben. Hinweis: Dabei eher etwas mehr Zeit einplanen als die Aufgabe laut Plan benötigt.
- P = Pufferzeiten sind wichtig: Ein Tag bringt durchaus Dinge mit sich, die du nicht vorab einplanen kannst. Daher solltest du nicht jede Minute getaktet durchplanen, sondern auch Pufferzeiten einberechnen.
- E = Entscheidungen treffen: Teile deine Aufgaben nach ihrer Priorität ein und entscheide dich, welche Aufgabe den Vorrang hat.
- N = Nachkontrolle: Jeden Abend kannst du noch einmal nachprüfen, welche Aufgaben du erledigt hast und welche noch abzuhandeln sind. Sei froh über die Dinge, die du gemeistert hast. Nehme unerledigte Aufgaben zwar wahr, aber lass dich dadurch nicht beirren. Mit dieser Vorgehensweise optimierst du Stück für Stück dein Zeitmanagement des Tages.
Hast du dich erst einmal an einen Tagesplan gewöhnt, wirst du die Vorteile nicht mehr missen möchten. Schließlich ist eine solche Planung keine starre Vorgabe, sondern diese hast du selbst in der Hand. Du wirst mit einem passenden Tagesplan schnell bemerken, wie du dein Organisationstalent auf Trab bringst und den Tag effektiv nutzen und genießen kannst!
